Что такое акт сверки в мою пользу

Чтобы не ошибиться во взаиморасчётах, юридические лица и ИП составляют акт сверки по итогам периода.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который составляют два юридических лица или юридическое лицо и ИП, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли один другому.

Это не обязательный документ: он оформляется, если обе стороны согласны его подписать. Несмотря на это, акт сверки использует большинство организаций во всех сферах экономики.

Для чего используется

Обычно компании сверяют данные по определённым договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.

Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.

Акт сверки взаиморасчётов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трёх лет с момента обнаружения задолженности.

Если в течение трёх лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истёк. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.

Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трёх лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет ещё три года на взыскание задолженности.

Кто участвует в составлении документа

Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчётов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.

Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.

Как провести сверку по расчётам

Акт сверки составляют по одной из позиций:

• По наименованию или артикулу товара.
• По договору.
• По конкретной поставке.
• По определённому промежутку времени.

Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.

Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность. По итогам инвентаризации нужно сразу составить акт сверки и отправить контрагенту.

Как сделать акт сверки

Общепринятой стандартной формы составления акта нет. Документ оформляют в свободной форме или по собственному шаблону.

Обычно акт состоит из вводной части, в которой указывают название документа, дату его составления, назначение и реквизиты организаций, которые его подписали, и таблицы, в которых указывают даты перечисления денег и поступления товаров, реквизиты подтверждающих документов, суммы дебета и кредита.

Акт распечатывают в двух экземплярах. Каждая из сторон получает свой.  

Подписанные и заполненные акты направьте контрагенту. Контрагент проверяет информацию, указанную в документе. Если расхождений нет, то контрагент подписывает акт, один экземпляр оставляет себе, второй — отправляет обратно.

С 2016 года документы можно не заверять печатью. Но лучше это сделать, потому что без печати акт сверки будет не действителен в суде.

Чтобы вторая сторона скорее подписала акт сверки, укажите сроки, в которые контрагент должен вернуть второй экземпляр обратно.

Как создать акт в Эльбе

Эльба формирует акт сверки в разделе «Контрагенты» → нужный контрагент → создать новый → период для сверки. В акте появятся данные из разделов «Деньги» и «Документы».

Например, если у ИП в Эльбе есть исходящая накладная, входящий акт и поступление в разделе «Деньги» от одного ООО, то акт сверки будет выглядеть так:

По этому акту ООО должен ИП 119 400₽, и если ООО его подпишет, то согласится с задолженностью.

Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта зачёта взаимных требований .xlsСкачать образец заполнения акта зачёта взаимных требований .xls

Кто составляет акт

Как проводится сверка по расчётам

Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.

Правила оформления акта

Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.

Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.

При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).

Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.

Цель составления акта

Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.

Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.

Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.

Инструкция по заполнению акта сверки

В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).

Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.

Для подтверждения вашей и партнерской финансовой дисциплины необходимо использовать различные первичные документы, например, платежные поручения, счета-фактуры и традиционные акты сверки. Эти документы позволяют вести грамотный учет и контролировать движения материальных ценностей между контрагентами, что повышает безопасность бизнеса, улучшает связи между партнерами, позволяет не допустить ошибок в отчетности и выставить обоснованные претензии в суде. В этой статье мы поговорим о том, что такое акт сверки, для чего он составляется, что в него вносится и пр.

Введение

Актом сверки называется документ, при помощи которого фиксируется ситуация по взаиморасчетам между двумя организациями за какой-то конкретный период. При этом акт фиксирует ситуацию на текущую дату, и уже на следующий день ситуация может измениться. Если говорить проще, то этот документ показывает, кто кому сколько должен (имеется в виду партнеры и контрагенты). Как правило, документ составляется при инвентаризации расчетов. Его используют в бухгалтерии для того, чтобы контролировать кредиторские и дебиторские задолженности.

Данный документ может составляться в разных ситуациях. Рассмотрим три наиболее часто встречающиеся:

1. В случае если компания продает товар контрагенту в рассрочку, причем эта рассрочка прописывается в договоре. В договоре обычно указывается дата окончания рассрочки и общая сумма. Кредитодатель может напомнить покупателю актом, что задолженность существует и какой размер ее суммы.
2. В случае если две компании работают достаточно давно, между ними заключены десятки или даже сотни сделок по различным позициям. В таких ситуациях возникают различные накладки: отгрузки совершаются по нескольку раз в день, оприходование товара осуществляется «на бегу», перечисления также делаются по нескольку в день, в результате чего может возникнуть неразбериха. Акт позволяет подбить итог сделок и провести определенный аудит.
3. В случае если между контрагентами вращаются крупные суммы. Любой ошибочный платеж, любое неправильное перечисление может привести к серьезным последствиям для двух сторон, поэтому лучше лишний раз проконтролировать процесс и исключить ошибки.

Суть документа

Итак, акт сверки — это документ, который подтверждает задолженность одной стороны перед другой. С его помощью можно проконтролировать правильность расчетов по сделкам качества взаимоотношения двух контрагентов за определенный период. Соответственно, используя акты за разные периоды, можно изучить динамику взаимоотношений, определить надежность партнера и его добропорядочность. Российское законодательство не предусматривает строгих форм оформления акта, поэтому в принципе его можно оформлять так, как вам удобно, но есть общие правила, которые следует соблюдать, чтобы документ имел законную силу и мог при необходимости использоваться как доказательство в суде или при разбирательствах. В нем должно быть:

1. Название документа.
2. Временной период, за который производится сверка взаиморасчетов.
3. Полное название двух контрагентов и их реквизиты.
4. Указание причины для проведения сверки расчетов (например, договор, полученные платежные поручения, товарные накладные, подотчетные акты и прочая первичная документация).
5. Сумма (прописью) по каждой сделке, которая была проведена за конкретный период.
6. Итоговое сальдо по сделкам с указанием того, кто именно должен произвести окончательный расчет.
7. Реквизиты и подписи контрагентов, которые заключают сделку.

Внимание: акт заполняется двумя сторонами, которые вносят в него данные о своих обязательствах, а также о выполненных договоренностях (поставках). Если суммы сошлись, то у контрагентов нет никаких взаимных претензий и все расчеты проведены максимально корректно.

Отметим, что если цифры не сходятся или что-то не вносится в документ, то это не означает, что сверка прошла неправильно. Единственное исключение — подпись одной из сторон, они обязательно должны быть. Главная задача документа в том, что он показывает, в каком состоянии находятся расчеты между двумя субъектами, действующими на основе определенных договоренностей в конкретный период в разрезе конкретных действий с той и иной стороны. В случае если у компаний есть печати, то подписи обязательно скрепляются ими. Учтите, что если документ подписывает кто-либо из компании, кроме руководителя, то он должен иметь официальную доверенность на подобные действия, иначе суд не рассмотрит подобный акт.

Исковая давность

Рассмотрим, для чего нужен акт сверки взаиморасчетов. По сути, он служит доказательством того, что партнер не погасил перед вами имеющиеся задолженности за поставленные товары. Если контрагент отказывается или не имеет возможности погасить долг, то акт может быть использован как доказательство в суде.

Внимание: в российском законодательстве предусмотрен срок исковой давности по финансовым вопросам в 36 месяцев. На протяжении этого периода вы можете составить заявление в суд и потребовать от контрагента выполнения взятых на себя обязательств. Подсчет времени ведется с того момента, когда обязательство должно было быть закрыто (выполнено).

Данный документ хоть и не имеет строгой формы и не обязателен к составлению (многие предприниматели его откровенно игнорируют), но при этом он считается одним из ключевых доказательств в суде о том, что обязательства были не выполнены. К тому же он создает привязку по времени к событию, что позволяет точно рассчитать срок исковой давности. Судебная практика показывает, что судьи активно используют акты сверки как доказательство признания задолженности одним из контрагентов перед другим.

При составлении документа следует учитывать определенные нюансы. Составлять его может бухгалтер или другое ответственное лицо, но подписывать только директор фирмы или человек, имеющий соответствующие права (доверенность). Для акта действуют следующие правила:

1. При подписании нового акта сверки происходит обнуление срока исковой давности. Например, вы подписали первый акт 1.01.2019, задолженность была 250 000. Второй акт был подписан 01.05.2019, задолженность составила 75 000. Соответственно, срок исковой давности по задолженности считается с 1.05, а не с 1.01.
2. Если акт сверки подписывается после истечения срока исковой давности, то он обновляет его и отсчет начинается с даты подписания, при условии, что заемщик не подал в суд. Например, первый акт был составлен 01.01.2015 на задолженность в 250 000. 01.01.2018 срок вышел (3 года максимальный срок иска по финансовым вопросам). Второй акт был подписан 05.03.2018 года на задолженность в 300 000, то есть именно со второго срока начинается новый отсчет.

Когда документ бесполезен

Выше мы рассмотрели, что такое акт сверки и зачем он нужен. Далее давайте рассмотрим, в каких случаях от этой бумаги не будет толку. Суд не примет ее к рассмотрению, если:

1. В нем не указаны основания, по которым возникла задолженность. Например, если в документе не указан номер договора, по которому совершалась сделка, то должник якобы признает наличие задолженности, но непонятно, по какому делу.
2. Акт является единственным документом, который подтверждает наличие задолженности, то его не рассмотрят. В комплекте с ним должны идти другие первичные документы, например, счета на оплату, накладные и прочее.
3. В документе стороны не сошлись в суммах и имеется расхождение. Также если одна из сторон не подписала бумагу, то она считается недействительной.
4. Акт подписан лицами, которые не имели права этого делать. Например, если бумагу подписал бухгалтер, не имеющий право это делать.

Предприниматели должны понимать, что сверочный акт является одним из весомых инструментов защиты стороны, предоставляющей рассрочку или кредит, по действующему договору. Поэтому периодически оформляйте эти документы с учетом срока исковой давности и ведения операционной деятельности.

Внимание: рекомендуем вписывать положение о составлении актов в текст договора. Указывайте в договоре не только то, что документ нужно составлять, но и периодичность его составления, например, раз в месяц.

Типы документов и нюансы их оформления

Выше мы писали, что оформлять акт может любой сотрудник (например, бухгалтер), но подписывать его должен только руководитель или главбух. В противном случае акт будет носить исключительно ознакомительный характер и не станет доказательством в суде. При составлении нужно учитывать следующие нюансы:

1. При регистрации акта необходимо придать ему внутренний номер, который должен проходить через сквозную нумерацию имеющихся бухгалтерских документов. То есть он должен быть оформлен точно так же, как и остальная первичная или бухгалтерская документация.
2. Если руководителей или главбухов нет на рабочем месте, то подписывать акт можно либо лицам, которые имеют доверенность, либо подписание откладывается на срок до 10 дней (если подписание не состоялось, то через 10 дней нужно проводить новую сверку).

Существует несколько типов сверочных актов, которые заполняются в зависимости от сложившейся ситуации. Традиционным считается документ о взаимных расчетах, который оформляется в краткой форме и применяется для того, чтобы проверить, погашены ли обязательства контрагентов друг перед другом. Также применяются акты:

1. Сверки задолженностей, который оформляется в текстовом виде.
2. Сверки налоговых обязательств. У нее есть типовая форма, получить которую можно в налоговой инспекции. Изменять ее недопустимо: все заполняется в строгом соответствии с бланком.
3. Сверки по ФСС и ПФР. Также имеют строгую форму, заполнять необходимо по образцу, не отступая от общепринятых требований.
4. Сверки контрагентских отношений. Обычно заполняется в тех случаях, когда по одному договору работает несколько сторон или подразделений. В бланк вносятся соответствующие уточнения на тему кто кому и что конкретно должен.
5. Сверки разногласий. Создается в стандартной форме, но после расчетов вручную вносятся пояснения о том, что были обнаружены разногласия в цифрах.
6. Росприроднадзоровский акт заполняется согласно принятой форме, позволяет провести инвентаризацию расчетов по выплатам за воздействие на окружающую среду.
7. С поставщиками. В этом случае данные берутся по счету 60, заполнение производится в традиционном виде.

Проведение оплаты

На основании документа две стороны понимают, кто и что кому должен. После этого обычно производятся взаиморасчеты: одна сторона производит доплаты, вторая отгружает товарно-материальные ценности и пр.

Внимание: назначение платежа по задолженностям может быть не “на основании договора”, а “по акту сверки”. Налоговая без проблем рассматривает такие проводки и признает их легитимность.

В случае если при заполнении будут выявлены неточности, то обе стороны должны определить, что именно стало причиной расхождения и погасить возникшие задолженности в оговоренные сроки, не дотягивая до суда. Обычно расхождения возникают из-за путаницы: двойной оплатой или отгрузкой, случайными отменами проводок, забывчивостью ответственных лиц и пр. По договорам могут возникать не только задолженности, но и переплаты, поэтому контрагенты могут рассчитываться и в обратном направлении, сформировав платежные поручения и другие первичные бумаги.