День провела хорошо с пользой

Каждый день мы сталкиваемся с разными делами и задачами, которые нужно сделать. А как организовать и как сделать так, чтобы весь день был продуктивным знают не все.

Поэтому предлагаю почитать советы президента и CEO Red Hat, которые помогут вам извлечь максимум из своего рабочего времени и повысить персональную продуктивность:

Независимо от того, чем вы занимаетесь, есть одно отличительное свойство дня, одинаковое для всех людей: в нашем распоряжении 24 часа.

1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю

Воскресными вечерами я сажусь за составление списка ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи заполняют каждую неделю, помогают мне придерживаться правильного пути и поддерживать все на должном уровне. Возможно, долгосрочные цели и не требуют неотложных шагов для их достижения, но они, безусловно, важны. Если не проявлять осторожность в данном вопросе, «важные» цели легко могут быть оттеснены «срочными». Затем я проверяю свой график и список дел на неделю. Я знаю, какое время занято под встречи и т.д. После этого я планирую те задачи, которые должен выполнить, и заношу их в мой список дел.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае вы пустите все на самотек… и срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно

2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач

Каждый из нас вносит в свой график расписание встреч и совещаний. Пойдите еще дальше и выделите время для выполнения конкретных задач. Например, занесите в список дел «составить новое предложение», или «создать презентацию», или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».

Выделите время для выполнения конкретных задач. Если вы не будете заранее выделять время под выполнение этих задач, они будут откладываться на потом и отставать по срокам. Или вам придется постоянно прерываться на другие дела. Или вы потеряете концентрацию и упустите их из виду. И по-настоящему важные дела останутся несделанными.

3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым

Я часто создавал список дел, но не выделял нужное количество времени на выполнение каждой задачи. Чем это обернулось? В моем списке всегда было больше дел, чем я физически мог сделать, что превращало его в список пожеланий. Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых уйдет в сумме восемь часов, то эти задачи так и останутся стоять в листе ожидания.

Реалистичное распределение задач заставляет вас расставлять приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но существует множество других инструментов, которые можно использовать для планирования своей работы.) Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря. Когда вы знаете, что решение данной задачи занимает не более 30 минут, вы будете работать более интенсивно и не обращать внимания на отвлекающие факторы.

Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря.

4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей. На решение большинства вопросов уйдет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить в течение 15 минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь 15 минут.

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей.

Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте часовое совещание, только если вы абсолютно уверены в том, что вам это нужно.

5. Скажите нет многозадачности

Во время совещания — особенно если на него отведен целый час — очень трудно удержаться от выполнения сразу нескольких бессмысленных задач. (Кто не чистил свой электронный ящик от накопившихся писем во время встречи?) Проблема в том, что такое рассеивание внимания делает эти встречи менее продуктивными. Даже если вы делаете вещи, не требующие умственной активности, вы отвлекаетесь — и становитесь менее продуктивным.

Многозадачность — убийца личной производительности

Многозадачность — убийца личной производительности. Не пытайтесь сделать более-менее хорошо два дела одновременно. Лучше сосредоточьтесь на одном — и сделайте его безупречно.

6. Постарайтесь максимально эффективно использовать «пограничное» время

Самая большая потеря времени у меня происходит, когда я еду на работу, когда я возвращаюсь домой и когда я нахожусь в аэропорту, поэтому я всегда обращаю особое внимание на то, как продуктивно использовать это время. Я почти всегда планирую сделать несколько звонков по дороге на работу. Это просто: я беру детей в школу и высаживаю их в определенное время; поэтому я могу создать временной слот с 8:00 до 8:30 для звонка. Как правило, я не вношу в расписание телефонные звонки по дороге домой. В это время я могу кому-то перезвонить, например тем людям, которые находятся на Западном побережье.

В аэропорту я использую Pocket, подключаемый модуль браузера, который загружает статьи для отложенного чтения. Я могу загрузить до 10 статей и заранее обеспечить себя полезным контентом, который я захочу прочитать, пока буду ждать прохождения таможенного досмотра.

Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени

Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени. Назовите его «пограничным» временем, за счет которого вы действительно можете повысить свою производительность.

7. Следите за временем

Как только вы начнете следить за своим временем (я использую для этих целей таймтрекер Toggl), вы поразитесь тому, сколько времени тратите на непродуктивные занятия. При вводе информации не надо вдаваться в подробности, просто напишите, чем вы собираетесь заниматься.

Как только вы начнете следить за своим временем, вы поразитесь тому, сколько времени вы тратите на непродуктивные занятия

Учет времени, уходящего на определенные задачи, я начал вести совсем недавно. Это был бесценный опыт, который раскрыл мне глаза на многие вещи и действительно помог сосредоточиться на главном.

8. Задумайтесь об обеде. Ваш обед может занять час. Или 30 минут. Или 10 минут

Сколько бы времени ни уходило на обед, задумайтесь о том, что вы делаете. Если вы привыкли перехватывать что-то прямо на рабочем месте, чтобы заглушить урчание в животе, хорошо. Но если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением: вы можете создавать новые полезные связи и знакомства, неформально общаться и создавать культуру компании — если только вы не ходите на обед каждый день одним и тем же составом.

Если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением.

Выберите два дня в неделю, чтобы пойти пообедать с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или просто прогуляться. Или сделать что-то продуктивное лично для себя. Скажем, вы тратите на обед один час каждый день; это пять часов в неделю. Задумайтесь о том, как вы проводите это время. Вы не должны работать, но вы должны заставить это время работать на вас.

9. Не занимайте работой время, которое вы должны проводить с семьей

Я, как и вы, немного трудоголик. Так что я очень тщательно подхожу к тому, как провести вечер. Когда я прихожу домой с работы, это время я посвящаю семье: Мы вместе ужинаем, помогаем детям с домашним заданием. Я полностью прекращаю работу. Никаких телефонных звонков, никаких сообщений по электронной почте.

По большому счету у нас есть два часа до того, как дети должны готовиться ко сну. Все это время я посвящаю своей семье. После чего могу переключиться обратно на работу. Мне удобно уходить с работы в 5:00 или 5:30 вечера, потому что в 8 или 9 часов я смогу возобновить решение рабочих дел.

В каждой семье есть часы наибольшей активности, когда все ее члены собираются вместе, что-то обсуждают, взаимодействуют друг с другом. Если вы заранее не высвободите это время, велик шанс плавно переключиться на работу. Поэтому важно определить эти границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними. Это означает никаких телефонных звонков за столом, никаких деловых сообщений и других офисных активностей. Отвлекитесь от работы, побудьте со своей семьей. Важно определить границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними

10. Начинайте каждый день правильно

Первым делом, встав с постели, я делаю утреннюю гимнастику, потому что физические упражнения заряжают меня энергией. (Исследования также показывают, что умеренная аэробная нагрузка может улучшить ваше настроение до 12 часов.)

Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким

Я встаю рано и делаю пробежку. Потом я читаю газету, чтобы дать себе немного расслабиться после тренировки. Затем я спускаюсь вниз, чтобы позавтракать с детьми. Вы не только получаете заряд бодрости и энергии, но и подготавливаете почву для остальной части дня. Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким.

Независимо от дел, которыми нужно заниматься, день обладает отличительным свойством – он насчитывает 24 часа. Но как его сделать максимально продуктивным?

1.Воскресным вечером составлять списки дел на будущую неделю

Психологи советуют также в свободный уик-энд продумывать задачи на месяц вперед, и даже ставить перед собой глобальные задачи на год. Они помогут двигаться в заданном направлении. Такие цели не нуждаются в немедленном исполнении, но они очень важны. Если этого не делать, то основные задачи могут заменяться необходимыми в данное время. Нужно приучать себя строить планы на неделю, и распределить время в ней, а также строго придерживаться дисциплины. Иначе может пойти все самотеком, с нерациональной тратой времени.

2. Заранее рассчитывать

Каждый обычно включает в график дел расписания встреч, рабочих совещаний. Но нужно пойти еще дальше – выделять и расписывать время для выполнения определенных целей. Например, занести в перечень дел «подумать над новым предложением», или «подготовить презентацию».

Если день распланирован, но появляются в процессе работы какие-то новые вопросы, то их нужно также обдумать и включить в рабочий график. Например, разобрать материалы по документам. Если не заниматься планировкой, то такие дела могут лечь в долгий ящик и отставать по срокам. Также придется делать их затем наспех или с перерывами на текущие проблемы, потеряв при этом необходимую сосредоточенность.

3. Следить за выполнением

Мало составить список дел, нужно также распределить время, которое необходимо на каждое дело. Потому что дел может оказаться в планах много, а времени на выполнение их всех не хватить, и в результате они просто окажутся пожеланиями. Если отведено на выполнение работы 6 часов, а затрачено 8, то какие-то вопросы будут не решены. Нужно реалистически распределять свои временные ресурсы, использовать, например, органайзер.

4. При работе пробовать проводить приемы по полчаса

Многие затрачивают целый час на решение какой-то проблемы, которую можно решить максимум за полчаса, а то и за 15 минут. Но если возникли трудности, то время выполнения увеличивается.

5. Не делать сразу несколько дел.

Это приводит к рассеиванию внимания и потере концентрации, хотя иногда трудно удержаться и хочется делать сразу несколько дел. Но производительность при этом снижается. Лучше делать дела поочередно, но безупречно и быстро.

6. Эффективно использовать «пограничное» время

Часто много теряется времени при поездке на работу и обратно, потому деловые люди также пытаются его использовать с пользой. Например, специально планировать звонки знакомым или по работе. Также можно загружать книги или статьи на телефон или планшет, и читать их в дороге, тем более что дома не всегда найдутся минуты для этого. Если просмотреть день, то обнаружатся моменты простоя, и нужно запланировать, что можно полезное сделать в таких случаях

7. Контролировать действия

Как только начинать анализировать свое время, то можно обнаружить, сколько его тратится на разные непродуктивные дела. Эффективности можно достичь, если начинать учитывать время, которое уходит на решение конкретных поставленных задач.

8. Задуматься о рабочем перерыве

Обед может занимать и полчаса, и 10 минут, и если не перехватывать еду на ходу, а посещать буфет, то можно извлекать возможности из этого перерыва. В этом случае можно выполнять одновременно несколько дел – заводить полезные знакомства и общаться в компании.

Пару раз в неделю побыть около незнакомых людей, например, сходить в кафе, на прогулку. Или подумать о времени, которое можно потратить с пользой. Если проводить за обеденным столом на работе около часа, то в рабочую неделю это пять часов. Как использовать их?

9. Семья

Также многие, придя домой с работы, продолжают думать над разными рабочими моментами. Но семья также важна. Многие вечером отключают телефоны, не читают сообщения, а посвящают себя детям, жене или мужу, домашним питомцам. Не вспоминают о работе, ужинают, помогают детям делать домашние задания. И только после того, как дети вечером соберутся спать, приступают опять к своим делам. Но при этом очень важно строго контролировать свое поведение, чтобы не отвлечься постепенно на работу. И нужно установить четкие границы, за которые стараться не заходить.

10. Начинать утро правильно

Утренняя гимнастика помогает проснуться и бодро начать день. Специалисты установили, что физическая нагрузка перед работой повышает производительность работы до полудня. Кроме того улучшается настроение. Многие делают пробежки по парку, после чего завтракают в кругу семьи, отдыхают, читают прессу. Утро должно быть продуктивным.