Необязательные кадровые документы польза и риски для работодателя

В кадровой работе есть необязательные кадровые документы, которые вести полезно. В то же время от некоторых кадровых традиций нужно либо отказаться, либо не допускать злоупотреблений. Разберемся со статусами таких документов.

Заявление о приеме на работу

Статус: необязательные кадровые документы, но полезные. Закон не обязывает писать заявление о приеме на работу (ч. 1 ст. 16, ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Поэтому ГИТ не запрашивает на проверках заявления, в отличие, например, от трудовых договоров.

• Важная статья:
• Подсказки Роструда к кадровым документам

Однако заявление о приеме — очень удобный документ для кадровика. Особенно если в компании сильная текучка и идет постоянный набор персонала. Из заявления понятно:

• в какое подразделение и на какую позицию необходимо принять работника. Чтобы не получилось так, что его планировали на одну должность, а в итоге согласовали на другую;
• согласован ли вопрос приема на работу с непосредственным руководителем. В некоторых компаниях директор не визирует заявление без его подписи;
• предусмотрено ли испытание и на какой срок;
• кого из декретниц заменит работник. Актуально для подразделений с несколькими работницами в детских отпусках;
• прошел ли работник инструктаж по охране труда. Эту отметку иногда делают на заявлении о приеме помимо специального журнала. Узнать информацию можно и созвонившись с руководителем. Но подтверждение на бумаге для кадровика безопасней.

На сегодняшний день заявление о приеме на работу — это тот же обходной лист, только заполняют его при приеме на работу, а не увольнении. Делать заявление обязательным атрибутом оформления или нет — остается на усмотрение руководителя.

Журналы регистрации приказов и трудовых договоров

Статус: необязательный, но полезный. Приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры — обязательные документы. А вот без журналов регистрации приказов и договоров работодатель может обойтись. Закон не обязывает вести их.

Но практика показывает, что в некоторых случаях журналы помогают кадровику. Например, чтобы:

• присвоить номер трудовому договору, дополнительному соглашению или приказу;
• зафиксировать срок договора и вовремя отследить его окончание;
• проконтролировать возвращение приказа от работника с отметкой об ознакомлении и т. п. Вести такие журналы уместнее в электронном виде.

Не стоит сбрасывать со счетов и бумажные журналы. В случае спора работодатель может использовать их как дополнительные доказательства.

• Судебная практика

  Работник потребовал взыскать с работодателя задолженность по зарплате. Тот якобы не рассчитался с ним при увольнении.

  Суд отказал в удовлетворении иска. Работник не доказал факт трудовых отношений. К такому же выводу пришел и инспектор ГИТ. Работник не значился ни в одном из журналов: учета трудовых договоров, учета приказов по личному составу, проведения вводного инструктажа и т. п. Работник проиграл спор (апелляционное определение Московского областного суда от 05.10.2016 по делу № 33–24792/2016).

Но журналы — не единственные доказательства. Более того, даже без кадровых документов суд может признать, что работодатель фактически допустил работника к работе. Например, если работник привлечет свидетелей и представит материалы по жалобе в прокуратуру (апелляционное определение Свердловского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33–4299/2016). Поэтому не заполнять журналы специально — не выход.

Штатное замещение, расстановка

Статус: необязательные кадровые документы, но полезные. Штатное замещение — документ, который работодатели придумали для собственного удобства. В штатном расписании фигурируют деньги и должности. В штатном замещении дополнительно указывают работников, которые на них приняты. Этот документ полно передает картину с персоналом, включая вакантные должности.

Штатное замещение разрабатывают на основе штатного расписания. При этом работодатель:

• указывает ФИО действующих работников;
• делает отметки о неполном или сокращенном рабочем времени;
• отмечает длительное отсутствие работника, например, из-за отпуска по уходу за ребенком;
• фиксирует договоры по совместительству и т. п.

Показание для того, чтобы составить штатное замещение — большой штат работников. Вести его удобнее в электронном виде.

Чаще всего штатное замещение фигурирует как доказательство в спорах о сокращении.

• Судебная практика

  Работник считал, что его необоснованно сократили. Работодатель представил в суд штатную расстановку по состоянию на три разные даты. По ним и штатному расписанию суд сделал вывод, что работодатель фактически провел сокращение. Остальная процедура также была безупречна. Увольнение законно (апелляционное определение Московского городского суда от 18.04.2017 № 33–11457/2017).

Без штатной расстановки или иного документа, где указано, какие должности были заняты, работодатель проиграет. Это правило относится ко всем ситуациям, в которых требуется доказать, что вакансий не было. В том числе и для увольнений из-за медицинских противопоказаний (апелляционные определения Московского городского суда от 20.07.2016 № 33–28274/2016, Свердловского областного суда от 01.02.2017 по делу № 33–1646/2017).

Обходной лист

Статус: необязательные кадровые документы, но при злоупотреблении рискованный. Хотя закон не упоминает об обходном листе, применяют его повсеместно. Обходной требуют заполнить, чтобы убедиться, что увольняющийся работник передал все документы и сдал имущество, например, ноутбук.

Но оформление обходного листа не входит в процедуру увольнения (определение Пермского краевого суда от 30.11.2016 по делу № 33-14561-2016). И когда кадровик без подписей в обходном листе не выдает трудовую книжку, это — злоупотребление. Такая задержка грозит иском с выплатой в пользу работника среднего заработка (ст. 234 ТК РФ).

На практике обе стороны представляют в суд обходные листы.

Работники. Они доказывают, что работодатель начал, но не завершил процедуру увольнения. Суды принимают обходные даже без печати организации и подписей ее руководителя, главбуха (определения Омского областного суда от 18.02.2015 по делу № 33–955/2015, от 08.04.2015 по делу № 33–1581/2015).

Еще обходным листом доказывают размер зарплаты. Но это бесперспективно (апелляционное определение Московского городского суда от 08.12.2016 по делу № 33–49811/16).

Работодатели. Они подтверждают, что работник:

• добровольно прошел процедуру увольнения (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 22.03.2016 по делу № 33–3206/2016);
• подтвердил намерение уволиться, когда получил обходной (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 24.09.2014 № 33–13555);
• выполнил последовательные действия, которые были направлены на увольнение (апелляционные определения Новосибирского областного суда от 17.11.2016 по делу № 33–11328/2016, от 22.11.2016 по делу № 33–11444/2016, Московского городского суда от 08.02.2017 по делу № 33–4689/2017).

Итак, несмотря на то, что обходной лист необязателен, он может сыграть вам на руку. Главное — не связывать с его заполнением выдачу трудовой книжки.

Вклейки в трудовые книжки

Статус: под запретом. С трудовыми книжками у новичков в кадровом деле связано несколько заблуждений. Они вносят лишнюю информацию, принимают бланки от работников, а могут и вклеить дополнительные листы в документ.

Вклейка. С советских времен встречаются трудовые книжки с вклейками, где работник расписывается под словами: «С записями в трудовой книжке ознакомлен». Нестандартное оформление этого документа мешает работникам получить пенсию (определения Астраханского областного суда от 01.04.2015 по делу № 33–1193/2015, Московского городского суда от 02.06.2015 № 33–15261/2015).

Вклеивать листы в трудовую книжку нельзя. Все записи трудовой книжки нужно дублировать в личной карточке. И вот там уже расписывается работник, что ознакомился с информацией (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Бланк работника. Соискатель может предложить использовать бланк трудовой книжки, которую сам же и купил. Откажитесь. Работодатель обязан самостоятельно приобрести бланки, учесть их в приходно-расходной книге, хранить как документы строгой отчетности и выдавать при найме, если у работника нет трудовой книжки.

Лишняя информация. Если работник меняет ФИО, получил новую профессию или специальность, перешел на новый уровень образования, эти изменения нужно внести в трудовую книжку. Но правила, по которым корректируют информацию, отличаются.

На оборотной стороне обложки трудовой книжки указывают, например, реквизиты свидетельства о браке или разводе (абз. 2 п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Иногда так же поступают, когда нужно дополнить или изменить образование или профессию. На обложку выносят дату и номер диплома или свидетельства. Но закон этого не требует. Достаточно через запятую указать новый уровень образования и (или) специальность или новую профессию. Зачеркивать ничего не нужно.