В чем польза помощника руководителя

все статьи

Спорим, что на вас, как помощника руководителя, уже неоднократно навешивали ярлыки.

Конечно, это обидно. Несмотря на то, что характеристика помощника как «секретаря» несет в себе определенную долю правды, такое описание полностью перечеркивает ценность всей вашей работы.

Возможно, более точным описанием могло бы стать:
Стратегический партнер. Доверенное лицо. Бизнес помощник. Профессиональный решатель проблем.

Только задумайтесь – множество организационных инструментов, приложения для создания записей, платформы для переговоров и электронные ежедневники привели к тому, что руководители сейчас стали гораздо более независимыми, чем когда-либо прежде. На самом деле, сегодня руководству нужно гораздо меньше, а вовсе не больше, помощников.

Но все же, сейчас помощников руководителя можно считать более ценными сотрудниками, чем несколько десятилетий назад.

Как такое могло случиться?

Все очень просто. Функции помощника трансформировались – теперь он не столько оказывает поддержку руководителю, сколько выполняет более стратегические задачи. Современные руководители обращаются к помощникам не за решением административных вопросов, а для получения стратегического совета, технической поддержки и критического анализа ситуации. Предполагается, что помощники должны разбираться в таких обширных областях, как управление проектами, планирование мероприятий и внутрикорпоративные коммуникации.

Столь ответственная должность требует обладания определенными навыками на уровне эксперта. Поэтому не важно, собираетесь ли вы строить карьеру в роли помощника руководителя или планируете использовать эту должность в качестве трамплина к работе своей мечты, есть определенный набор необходимых навыков, который поможет впечатлить начальство и принести максимальную пользу коллективу.

Чрезвычайная изобретательность

Как часто руководитель просил вас делать невозможное?
Хороший помощник знает, что справляться с невыполнимыми задачами – это в порядке вещей. Для этого вам потребуется немалая смекалка и упорство, чтобы просто взять и сделать этот кошмар.

Наиболее впечатляющий подвиг помощника руководителя я видел несколько лет назад в одной из ИТ компаний Лос-Анжелеса. Одна из помощниц в 10 часов утра в пятницу услышала следующее от своего руководителя:
«Знаешь, сегодня вечером мне предстоит развлекать очень важного инвестора», – сказал он, проходя мимо ее стола. – «Мне нужно два места около поля на сегодняшнюю игру Лейкерс.».

Проблема в том, что и в нормальной ситуации достать два места около поля на игру Лейкерс достаточно сложно. А ситуация была далеко не нормальной. Шла серия плей-офф. Это были самые редкие билеты в городе.
Я никогда не забуду, что она сделала, когда начальник вернулся в кабинет.

Она помедлила, перевела дух и немедленно взялась за работу. Она изучила все сайты с билетами, обзвонила компании по продаже билетов, проверила все объявления в электронных изданиях. Когда все оказалось напрасно, она позвонила своим знакомым помощникам – она просила об ответной услуге и обещала помощь в будущем.

Честно говоря, я до сих пор не знаю, как ей это удалось. Но я точно видел ее начальника и его гостя по телевизору в тот вечер, и они сидели у самого поля и веселились вовсю каждый раз, когда Коби забрасывал трехочковый.

Стрессоустойчивость

Давайте называть вещи своими именами – руководители попадаются не сахар! У большинства из них очень напряженная работа, и этот стресс может выливаться на вас.

Учебная тревога случается не каждый день, но вам просто необходимо уметь работать в самых стрессовых ситуациях, которые однажды обязательно случатся.

Возвращаясь к предыдущему примеру, помощнице удалось раздобыть билеты на игру не только благодаря смекалке – прежде всего, ей удалось успокоиться.

Она сохраняла хладнокровие, столкнувшись со сложной задачей, которую необходимо было выполнить в крайне сжатые сроки. У нее уже был подобный опыт, и она знала, что, если она успокоится и сосредоточится на том, что может контролировать – на собственных усилиях, она сможет добиться определенного результата.

Знакомство с последними технологиями

Еще одна роль, которую стоит добавить к длинному списку амплуа помощника руководителя, – персональный ИТ-специалист.

Помимо традиционных рабочих инструментов, таких как Microsoft Office или Google G-suite, современный помощник должен профессионально разбираться в бесконечных системах, приложениях и надстройках, которыми пользуются руководители. То есть, может потребоваться знание Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce и Zuora – и это только некоторые из длинного списка программ.

При возникновении технических неполадок, у помощника редко есть время дожидаться, пока специалист по ИТ все починит. Возможность решать проблемы за начальника – абсолютно необходимый навык. Особенно, это характерно для небольших молодых компаний, где помощник руководителя – самая очевидная альтернатива ИТ-специалисту.

Масштабное мышление

Лучшие помощники становятся доверенными лицами и советниками своих руководителей.

Помните, что перед вами открыты возможности, которыми обладают очень немногие сотрудники компании. Вы общаетесь с персоналом любых уровней и, возможно, контактируете с самыми разными отделами.

Но чтобы служить резонатором для своего начальника, прежде всего, вам потребуется четкое понимание работы компании. Тогда из разрозненных элементов вы сможете создать общую картину целей компании.

Если вы не уверены, что до конца понимаете все нюансы работы своей компании и фирм-конкурентов, есть простой и приятный способ быстро во всем разобраться – обед!

Каждую неделю приглашайте на обед представителей разных отделов, чтобы лучше разобраться в их работе и роли отдела в общей миссии компании.
Подойдите к проблеме со всей дотошностью. Спрашивайте о самых больших достижениях отдела. И о самых сложных задачах. И о том, кто из конкурентов лишает их сна. О том, что бы они изменили в компании и в отрасли в целом, если бы имели волшебную палочку?

После разговора запишите два-три основных вывода и всегда держите их под рукой.

Это отличный способ не только наладить отношения внутри компании – вскоре у вас появится основательное понимание деятельности компании, которое необходимо для того, чтобы делиться ценными наблюдениями со своим начальником.

Беспощадная расстановка приоритетов

Хороший помощник помогает руководителю отгородиться от отвлекающих факторов и сосредоточиться только на самых срочных вопросах и наиболее производительной деятельности.

Проще говоря, помощники должны помочь начальникам расставить приоритеты, и в этом они не должны терпеть ни малейших возражений.

Для этого вам потребуется способность рассуждать здраво и уметь выделять те задачи, которые требуют внимания, и те, о которых лучше забыть. Но это не только ваша обязанность. Над расстановкой приоритетов вы работаете вместе со своим начальником. И со временем у вас будет получаться все лучше и лучше.

Самый важный первый шаг заключается в том, чтобы четко видеть стратегические цели. Проще говоря, нельзя расставить приоритеты, если у вас нет четкого понимания общих целей, которыми вы руководствуетесь.

Безупречная организованность

Само собой разумеется, что организованность является обязательным качеством для помощника руководителя. Задачи, которые ставятся перед помощниками имеют сжатые сроки выполнения и постоянно меняются, поэтому нельзя терять драгоценные секунды на неорганизованность. Фактически, хороший помощник руководителя разрабатывает системы организации и совершенствует существующие запутанные процессы.

Стратегическая многозадачность

Да, мы знаем, что многозадачность – это миф. Наш мозг не способен справляться с более чем одной сложной задачей за раз.

Однако снова и снова мы слышим от помощников руководителей, что некоторая способность справляться с несколькими задачами одновременно является необходимой на этой должности.

Секрет состоит в том, чтобы объединять простые задачи, например, бронирование билетов и составление ответов на электронные письма. А пока вы ждете ответа от оператора, почему бы быстро не рассортировать файлы или не ввести информацию в компьютер?

Однако надо четко выделять задачи, требующие наибольшего внимания и выполнять их по очереди. Но при возможности, стоит совмещать их с деятельностью, требующей меньше внимания, чтобы максимально эффективно использовать время.

Как еще можно сделать больше работы за то же время? Вот, в чем фокус.

После расстановки приоритетов, посвящайте каждой задаче 100% внимания, даже если ваши мысли снова и снова возвращаются к задачам, которые вам только предстоит выполнить. Многие специалисты с высокой производительностью труда пользуются техникой Помидора, чтобы справиться со всеми запланированными делами.

Просто выберите задачу, выставите таймер минут на 25 и сосредоточьтесь исключительно на работе, пока время не выйдет. Отдохните и повторите с начала. Постепенное увеличение времени поможет легче научиться сосредотачиваться.

Профессиональные навыки общения (и любовь к правде)

По тем же самым причинам, навыки общения являются исключительно важной составляющей профессии помощника руководителя. Помощники – это секретарь по связям с общественностью для своего начальника. Нередко ваши слова считаются равносильными словам руководства, поэтому отточенные навыки написания писем и знание этикета телефонных переговоров просто необходимо. Кроме того, вы должны уметь четко и ясно обрисовать ситуацию, а также время от времени проявлять настойчивость.

Многие помощники де-факто берут на себя обязанности по внутрикорпоративному общению, а также составляют письма от лица руководства. Такие письма могут быть адресованы целым отделам – даже целым компаниям – поэтому вам не обойтись без идеальных навыков письма.

Более того, общение – это основа. Большая часть навыков, перечисленных в этой статье не могут существовать отдельно от общения.

И не стоит забывать еще об одной вещи, когда речь идет об общении – хороший помощник знает, что всем заправляет правда.

Не забывайте, что руководство захочет испробовать на вас свои идеи или изучить вашу реакцию на выдвигаемые предложения. Но это возможно, только если вы высказываете свою настоящую точку зрения.

Вашему начальнику не нужен человек, который будет во всем с ним соглашаться. Он хочет (и ему это действительно нужно) услышать, что вы думаете на самом деле.

Поэтому говорите правду. Случается, что руководители живут в своем мире. И время от времени вам придется возвращать их к реальности.

Скорость и решительность

В быстро меняющемся мире помощников руководителя нет времени ходить вокруг да около. Хороший помощник обрисовывает ситуацию, собирает необходимую информацию, задает правильные вопросы и потом, что самое важное, действует.

Конечно, вы редко можете получить всю необходимую информацию. Но лучше всего действовать быстро и уверенно и сдвинуть работу с мертвой точки, чем сидеть и ждать дополнительных пояснений или, что еще хуже, разрешения.

Тренер в области принятия решений Нелл Макшейн Вулфхарт (Nell McShane Wulfhart) выделяет 4 шага, которые помогут принимать более быстрые и удачные решения. Вот что, по мнению Вулхарта, необходимо делать, когда вам предстоит принять важное решение:

• Четко осознайте, чего вы на самом деле хотите
• Не делайте выбор только потому, что “от вас этого ждут
• Помните, что делать что-то лучше, чем не делать ничего
• Тренируйте свою решительность

Толстокожесть и чувство юмора

Дело тут вот в чем. Несомненно, у вас ответственная работа. И у начальника, рядом с которым вы работаете дни напролет – тоже. Возможно, вы принимаете серьезные решения, которые влияют на будущее вашей компании и жизнь людей, которые с вами работают.

Но к концу дня вероятность принятия жизненно важных решений невелика. Очень важно уметь откладывать работу на будущее и иногда немного посмеяться над собой (и своим начальником).
Умение держать удар, выкинуть все из головы после тяжелого дня и отложить все проблемы на завтра поистине необходимо, если вы собираетесь стать идеальным помощником.

Дмитрий СТЕПАНОВ
ПРОДЮСЕР ФОРУМА
Форум Персональных Ассистентов 2021
IX Всероссийский Форум ассистентов, помощников и секретарей первых лиц компаний. Карьерная лестница, повышение квалификации и личностное развитие.

Офис: +7 (495) 125-04-12 доб. 37
E-mail: stepanov@interforums.ru

Перевод статьи:
snacknation.com/blog/executive-assistant-skills