Как использовать свое время с пользой
Не позволяйте своему времени пролетать незаметно, ловите его, контролируйте и заставляйте работать на себя. Как это сделать — рассказываем в этой статье.
Вторым шагом на пути к любым изменениям в жизни после планирования является организация, то есть поиск ресурсов и людей, которые способствуют нашему развитию.
Существует три ключевых жизненных ресурса:
- время;
- энергия;
- деньги.
В этой статье мы поговорим о времени, потому что эффективно использовать этот ресурс очень непросто, но делать это должен уметь каждый из нас.
— Что ты хочешь?
— Я хочу убить время.
— Время очень не любит, когда его убивают.
«Алиса в Стране чудес», Льюис Кэрролл
Уверен, вам приходилось слышать такие фразы: «У меня нет на это времени» или «Я с трудом успеваю работать, какой там…». Из всех ресурсов только время является абсолютно невосполнимым.
Философ Б. Фуллер говорил: «Я прожил 70 лет. Это составляет 600 тысяч часов. Из них 200 тысяч я проспал, 100 тысяч ушли на то, чтобы есть, пить, восстанавливать своё здоровье, 200 тысяч часов я учился и зарабатывал на жизнь. Из оставшихся — 60 тысяч часов я провёл в дороге. Остаток — время, которым я мог располагать свободно, — составил всего около 40 тысяч часов, или около полутора часов в день».
Главный вопрос: как провести это время с пользой?
Написаны десятки хороших книг по тайм-менеджменту. Я поделюсь лишь некоторыми принципами, которые помогут вам лучше управлять этим ресурсом.
Контроль
Не обманывайтесь своим календарём. В году столько дней, сколько вы можете использовать. Так, в году одного человека всего семь дней, в году другого — 365.
Чарльз Ричардс, американский пятиборец
Контролируйте своё время. Чтобы в ваших сутках было 24 часа, а не два, три или пять, вы должны чётко понимать, на что вы их расходуете.
Есть люди, которые под вечер говорят: «Ну вот, ещё один день пролетел незаметно». А есть те, кто этот вечер проводит с пользой, например за чтением книг, только потому, что так было спланировано заранее.
Заведите ежедневник, используйте записки, ставьте крестики на руке. Вы осознаёте ценность времени только тогда, когда начинаете его замечать. Не давайте своему времени пролетать, ловите его и заставляйте работать на себя.
Жертва
Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Пастера, Хелен Келлер, Альберта Эйнштейна.
Джексон Браун
Мне очень нравится этот афоризм. Немногие понимают, что у всех нас одинаковое количество часов в сутках. Мы видим людей, которые бегают по утрам или успевают выполнить сверхурочную работу, и задаёмся вопросом: как у них это получается?
Всё очень просто: эти люди пошли на определённые жертвы. Вы должны понимать, что цель развить в себе какой-либо навык или добиться в чём-то высоких результатов должна неизбежно вытеснить из вашего расписания другие дела.
Есть студенты, которые на лекциях сидят в смартфонах, а есть те, кто внимательно слушает преподавателя. Есть те, кто в семь утра спит, и те, кто медитирует. Есть те, чей пятничный вечер заканчивается тусовкой в клубе, и те, кто в это время работает над новым проектом.
Не обманывайте себя. На самом деле фраза «Я начну учить английский» звучит как «Я начну учить английский вместо того, чтобы проводить время за компьютером».
Всегда сразу обозначайте, от чего вам придётся отказаться, чтобы достичь намеченных результатов. И постоянно напоминайте себе, что оно того стоит.
Дисциплина
Люди не меняются в один миг.
«Жестокие игры»
У вас есть вдохновляющая цель, готов план, и вы начинаете следовать своему новому расписанию. И вот проходит день, два, три, но что-то определённо не так. Вы спрашиваете себя: «Ну и где же результат? Почему я ещё не стал миллионером?»
Источник мотивации исчерпывается. Но дисциплина даст вам нечто большее — постоянство в работе над собой.
Наша мотивация — ручной генератор. Мы получаем её заряд и начинаем судорожно крутить ручку, вырабатывая энергию для изменений. Посмотрели вдохновляющий фильм, сходили на тренинг, прочитали книгу, но проходит день, два, и мы делаем всё меньше и меньше, пока не говорим себе: «Ну всё, я сдаюсь».
Дисциплина — это двигатель. Вы конструируете его шаг за шагом, совершенствуете, увеличиваете мощность. Если вы включили его однажды, он уже не сбавит обороты. Контролируйте его работу и вносите корректировки. Да, он тоже не вечен, но его заряда вам хватит надолго.
Формируйте дисциплину небольшими усилиями каждый день. Постоянно работайте над собой, вырабатывайте новые привычки, отказывайтесь от старых. Главное, ни на минуту не переставайте следовать вашему плану. Если будет слишком трудно, просто скажите себе: «Сдаваться можно, но только завтра, а сегодня продолжай работать». И так каждый день.
Это не психологический обман, это принятие факта, что меняться нужно в настоящий момент и проводить его с максимальной пользой.
Что делать?
- Заведите ежедневник, скачайте приложение-календарь, купите книгу по тайм-менеджменту. Посчитайте, сколько времени у вас осталось, чтобы работать над собой.
- Перед тем как идти к цели, составьте список того, чем придётся пожертвовать ради неё. Ответьте сами себе, что для вас важнее, и только после этого начинайте работать.
- Учитесь дисциплине. Выполните свой план на сегодня и продолжайте повторять его, пока он не станет частью вашего распорядка. Помните: привычка формирует характер.
Если у вас есть свои способы улучшить организацию времени, пожалуйста, напишите мне на почту yakomaskin_a@mail.ru или в VK.
Источник
Так много разных задач и планов, а в неделе всего 168 часов. Вы хотите быть продуктивным и в работе и в семейной жизни, но у вас не хватает времени, чтобы успеть сделать все дела из вашего списка. Вам кажется, что вокруг вас царит беспорядок и хаос или просто слишком много планов и вы не знаете, где найти столько энергии и сил. Вам все это знакомо?
Вам следует понять, что время – это не враг, а ваш друг. Вы столько можете сделать, если у вас есть цели и возможности. Главное – это правильно организовать себя и свое время. Это касается не только работы, но и других аспектов вашей жизни. Самодисциплина является ключом к успеху. Человек, который не может контролировать свою жизнь и быть дисциплинированным, не может добиться желаемых успехов. Если вы ничего не можете добиться, это приводит к стрессам, снижению продуктивности и дезорганизации. Получается замкнутый круг!
Что такое самоорганизация?
Существует огромное количество синонимов к этому слову: дисциплина, саморазвитие, самоконтроль, мотивация и т.д. Когда есть мотивация, то организовать себя становиться легче. Например, если вы работаете и у вас есть много задач, то вы все равно выполните их рано или поздно. Все потому, что ваш начальник платить вам зарплату. Если вам нужно ехать на работу на 9 часов, то вы поедете и выполните те задачи, которые перед вами стоят. А вот что, если вы и есть начальник? Бизнесмены, предприниматели, они просто обязаны быть организованными. Вам следует помнить, что вы капитан корабля. Организованность поможет вам добиться успеха в вашем деле, выполнить в два раза больше дел, сэкономить время и деньги.
Почему так сложно организовать себя? Какие ошибки вы допускаете?
Причины
Рекомендации
У вас нет четкого плана дняВажно знать что делать и зачем и тогда успех будет вам сопутствоватьУспехи достигаются и без планирования Планирование быстрее помогает достигнуть цели.Нет ограничений во времениВы должны понимать, сколько времени понадобиться, чтобы выполнить ту или иную задачу и планировать свое время.Нет приоритетовВыбирайте те вещи, которые являются для вас самыми значимыми. Слишком много дел и мало времениСделайте меньше, но лучше. Фокусируйтесь на одной задаче за раз.
Как вы уже заметили, самоорганизация очень важна. Конечно, все люди разные. Кто-то может организовать свое время быстро и легко, а кому-то сложно контролировать свою жизнь. Но, на самом деле, никто не может управлять временем. Зато вы можете научиться эффективно его использовать. В этом вам может помочь всем известный тайм-менеджмент. Но также важно понимать, что тайм-менеджмент – это целая наука. Существует разные методы и техники, которые следует применять регулярно.
Мы подготовили для вас основные рекомендации, как сохранить ваше время и стать более продуктивным. Эти 10 привычек помогут вам организовать себя и вашу жизнь.
1. Планируйте свой день заблаговременно.
Начинать новый день проще, когда у вас есть план. Вы знаете какие у вас задачи и сразу начинаете выполнять их одну за одной, не тратя время на то, чтобы вспоминать какие важные дела вас ждут сегодня.
2. Определите цели.
Это одна из основных вещей в планировании. Вы должны четко понимать, хотите ли вы достичь тех или иных целей или нет и в зависимости от этого уже привязывать свои действия к вашим целям.
3. Главные приоритеты.
Вы хотите сделать все, но у вас просто не хватит времени на все встречи, проекты и т.д. Расставьте задачи по приоритету. Иначе вы будете постоянно ощущать стресс, раздражительность и ваша продуктивность снизиться. Поэтому так важно правильно расставить приоритеты.
4. Делегируйте.
Делегирование является одним из важнейших принципов продуктивности в работе. Не пытайтесь делать все в одиночку и позвольте другим выполнять некоторые задачи.
5. Записывайте вещи, которые вы должны сделать.
Вы можете использовать блокнот, календарь или другие средства календарно-сетевого планирования. Это поможет вам придерживаться плана и быстрее достигнуть выполнения своей цели.
6. Меньше отвлекайтесь!
Существует множество «поглотителей» нашего времени: социальные сети, телевидение, сообщения, пустые разговоры и т.д. Многие люди, когда просыпаются, сразу же проверяют свою почту, читают новости в социальной сети Facebook. Это все отнимает ваше драгоценные минуты и даже часы.
7. Перерывы.
Вы думаете, что так вы тратите свое время и можете успеть сделать больше? Это не так. Делайте небольшие перерывы. Это поможет вам отвлечься и восстановить силы.
8. Скажите: «Нет».
Эта рекомендация касается таких вещей, как откладывание дел, перфекционизм, многозадачность, новые несрочные задания, которые внезапно появились и т.д.
9. Сроки.
Устанавливайте сроки для любой задачи.
10. Перепроверка.
Всегда, когда вы что-нибудь делайте, перепроверяйте все свои действия, иначе в будущем вам снова придется тратить время на одну и ту же работу.
Успешные люди умеют планировать свое время. Но за каждым их успехом стоит огромный труд и работа над собой. Чем вы хуже? У них тоже есть 24 часа в сутках, как и у вас. Порой бывает очень сложно сконцентрироваться на работе или определенных задачах. Но нужно выработать в себе ежедневные полезные привычки, которые помогут вам добиться целей и стать более организованным. Если вы можете управлять задачами, то вы можете управлять действиями, а, следовательно, вы можете управлять своим временем. И, в конце концов, рационально используя время, вы можете управлять собственной жизнью!
Фотографии лицензированы и загружены с сайта https://www.shutterstock.com
Источник
Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.
Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.
Все успешные люди делают это
Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.
И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.
Планирование высвобождает время
Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.
Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.
Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:
«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»
Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.
Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.
Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.
Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.
Самое главное — определить главное
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.
Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.
Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.
Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.
Закон принудительной эффективности
Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.
Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.
Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.
Все дела можно разделить на 4 группы:
- Срочные и важные;
- Важные, но не срочные;
- Срочные, но не важные;
- Не срочные и не важные.
Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.
- Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
- Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
- Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
- Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.
Что значит «съесть лягушку»?
Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.
Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Слово «нет» экономит неожиданно много времени
Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.
Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).
Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.
3 вопроса для Вашей эффективности
Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:
- Какие дела самые важные и ценные?
- Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
- Как использовать свое время с наибольшей пользой?
Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.
На что способна корзина для мусора?
Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.
Принцип равновесия
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.
Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.
Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.
Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.
На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.
Источник