Виды документов и их польза

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах. Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве. Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”). Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения). Документ без реквизитов не имеет юридической силы. То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа. Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

• информационная – закрепление, хранение, передача информации;
• социальная – регулирует отношения человека и общества;
• коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
• культурная – служит памятником истории и культуры.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

• правовая – регулирует общественные правоотношения;
• управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
• исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
• учетная – фиксация количественных характеристик;
• познавательная – получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

• письменного или печатного текста на бумажном носителе;
• текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
• чертежей, схем, планов, карт;
• текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
• аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур. Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее. Бухгалтерские документы подразделяются на:

• распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
• оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
• учетные – табели, ведомости, отчеты;
• комбинированные – расходный кассовый ордер.

Рис. 2. Функции документов

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение. Различают:

• проектную документацию (ПД);
• научно-исследовательскую (НД);
• конструкторскую (КД);
• технологическую (ТД);
• патентную документацию (ПД).

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины. Их делят на подгруппы:

• учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
• комплектование штата сотрудников;
• формирование персонального рейтинга;
• контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

• государственный;
• ведомственный;
• внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

По направлению движения

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

• входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
• исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
• внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности. Здесь существуют такие разновидности:

1. открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
2. служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
3. секретные – с разной степенью ограничений доступа.

Важно! Различают 2 уровня секретности:

• Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
• Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

По происхождению

Классификация по происхождению различает три вида документов.

• Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
• Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
• Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

Рис. 3. Распорядительные документы

По юридической значимости

Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

• Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
• Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
• Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
• Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

Классификация по форме изложения

Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

• Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
• Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
• Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

Другие критерии классификации документов

Возможны видовые разграничения:

1. По сложности:
   • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
   • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
2. По обязательности исполнения:
   • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
   • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
   • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
3. По наименованию:
   • Приказы.
   • Письма.
   • Ходатайства.
   • Справки.
   • Заявления.
   • Постановления.
   • Решения.

Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу. Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

Источник