Выплаты в пользу работника не предусмотренные трудовым договором

05.08.2019

Контроль актуальности: 25.12.2019

Статус: Актуален.

Условия отнесения премий к расходам для целей налогообложения

При выплате премий налогоплательщики могут столкнуться проблемами при принятии их в расходы для целей налогообложения по налогу на прибыль. Что нужно знать и понимать, чтобы избежать доначисления налога?

Прежде всего премии есть составная часть заработной платы, что прямо следует из статьи 129 ТК РФ. Одновременно из норм статьи 191 ТК РФ следует, что работодатель имеет право поощрять работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявлять благодарность, выдавать премию, награждать ценным подарком, почётной грамотой, представлять к званию лучшего по профессии). Следовательно, премирование персонала – это право, но не обязанность работодателя? Строго говоря — да, право, поскольку работодатель вправе не включать в систему оплаты труда условия премирования сотрудников.

При этом для целей налогообложения к расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ). При этом абзац первый упомянутой статьи вводит необходимое условие признания премий в расходах на оплату труда — они должны быть предусмотрены коллективным и/или трудовым договором. Если выплата премии предусмотрена договором, то это не право, а обязанность работодателя произвести предусмотренную договором выплату при достижении конкретных трудовых результатов. С другой стороны, при достижении указанных результатов у работника возникает право на получение премии в установленном размере.

Премии потому и отнесены трудовым законодательством к заработной плате, что это обязанность работодателя, но в отличие от прямой оплаты труда она имеет стимулирующий характер, т.е. обусловлена достижением работником определённых трудовых результатов. И поскольку в силу трудового законодательства у работодателя возникает обязательство по уплате дополнительного вознаграждения за труд (премии), постольку данное обязательство уменьшает расходы организации для целей налогообложения. При этом обязательство должно быть надлежаще установлено, т.е. порядок, размер и условия выплаты должны быть предусмотрены локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права (см. письмо Минфина РФ от 08.07.2019 № 03-03-06/1/49986). Иначе говоря, нужно не просто записать в трудовой договор, что работник может получить премию и выплачивать её в произвольном порядке, исходя из неких субъективных обстоятельств, нет, следует в локальном нормативном акте установить объективные критерии премирования персонала. Если это сделано, суммы начисленных премий безусловно подлежат включению в состав расходов на оплату труда, поскольку их увязка с достигнутыми производственными показателями является неопровержимым доказательством их экономической обоснованности, т.е. выполнения требований пункта 1 статьи 252 НК РФ.

Более подробно о том, как установить связь премии с достигнутыми производственными результатами смотрите в нашем материале «Налоговые риски при выплате премий», а мы далее рассмотрим распространённые ситуации, при которых премии в составе расходов для целей налогообложения учитывать нельзя.

Выплаты к праздничным датам

Выплаты к профессиональным праздникам, знаменательным/праздничным датам и персональным юбилейным датам не могут быть приравнены к выплатам стимулирующего характера, так как не связаны с производственными результатами работников. Поэтому они не учитываются в составе расходов на оплату труда и не уменьшают базу по налогу на прибыль, даже если предусмотрены условиями коллективного договора или трудового договора (см. письмо Минфина России от 09.07.2014 № 03-03-06/1/33167).

Прочие выплаты руководству или работникам, не предусмотренные трудовыми договорами

1. К расходам, которые не учитываются при налогообложении, относятся расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов) (п. 21 ст. 270 НК РФ).

На основании указанной нормы, по мнению Минфина России, не учитываются при налогообложении прибыли:

расходы на проведение конкурсов профессионального мастерства, в том числе выплаты работникам, победившим в этих конкурсах, не связанные непосредственно с выполнением работниками своих трудовых функций (см. письмо Минфина России от 12.12.2012 № 03-03-06/4/114);

расходы на приобретение подарков сотрудникам к Международному женскому дню (см. письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/386);

затраты, связанные с покупкой подарков для награждения работников (см. письмо Минфина России от 17.05.2006 № 03-03-04/1/468);

расходы по материальной помощи работникам, не предусмотренные трудовым договором (см. письмо Минфина России от 07.08.2009 № 03-04-06-02/57);

вознаграждения руководителей государственных унитарных предприятий, установленные Положением об условиях оплаты труда руководителей федеральных государственных унитарных предприятий, утверждённым постановлением Правительства РФ от 02.01.2015 № 2 (см. письмо Минфина России от 31.10.2013 № 03-03-06/4/46457).

2. Кроме того, не учитываются для целей налогообложения прибыли любые выплаты в пользу работников (даже предусмотренные трудовым договором), прямо указанные в статье 270 НК РФ, в частности:

— в виде премий, выплачиваемых работникам за счёт средств специального назначения или целевых поступлений (п. 22 ст. 270 НК РФ);

— в виде сумм материальной помощи работникам (п. 23 ст. 270 НК РФ);

— в виде оплаты дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Перейти к списку публикаций, к ленте новостей, к видеоматериалам	Проголосовало: 1. Ср. оценка: 5.
Уважаемые читатели! Для нас важно Ваше мнение о практической полезности публикуемых материалов. Пожалуйста, дайте оценку, кликнув мышкой по звездочкам.
Вы можете получать уведомления о наших новых публикациях на Ваш e-mail, для этого нужно только зарегистрироваться. Дополнительно Вы получите бесплатный доступ к нормативной базе по бухгалтерскому учёту и налогообложению, а также возможность задавать вопросы авторам наших материалов, ответы на которые бесплатны.

Источник

Материал предоставлен журналом «Трудовые споры» № 4, 2013

Если компания включила в расходы на оплату труда суммы премий, не предусмотренных трудовым договором или локальными нормативными актами компании, инспекторы обязательно обратят на это внимание. Причем в некоторых случаях кадровые решения напрямую влияют на исчисление организацией налогов и взносов. И компенсация, не предусмотренная договором, может дорого обернуться для компании.

Разовая премия, не предусмотренную системой оплаты труда

Премирование работников – обычная практика большинства организаций. Премии могут входить в систему оплаты труда, а могут быть разовыми. Премии, входящие в систему оплаты труда, предусматриваются в соглашениях, коллективном договоре, локальных нормативных актах (положении об оплате труда, положении о премировании). При этом согласно ст. 255 Налогового кодекса к расходам по налогу на прибыль организаций могут относиться стимулирующие выплаты и надбавки, премии и единовременные поощрительные начисления, предусмотренные трудовыми договорами. Таким образом, работодателю необходимо указать входящие в систему оплаты труда премии еще и в трудовом договоре. Поскольку порядок и сроки выплаты премий устанавливаются обычно в положении о премировании, в трудовом договоре делается ссылка на данный локальный нормативный акт.

Разовые премии могут выплачиваться помимо премий, входящих в систему оплаты труда. Они не фиксируются в соглашениях, коллективном договоре или локальном нормативном акте и, конечно, не упомянуты они и в трудовом договоре. С одной стороны, это позволяет исключать разовые премии при исчислении среднего заработка (для целей оплаты отпуска, командировки) на основании ч. 2 ст. 139 Трудового кодекса и экономить на фонде оплаты труда. С другой стороны, отсутствие разовой премии в трудовом договоре делает невозможным включение ее в расходы по налогу на прибыль. Работодателю придется платить их за счет чистой прибыли. Таким образом, при определении соотношения между величиной входящих в систему оплаты труда премий и разовых премий работодателю необходимо учитывать не только нагрузку на фонд оплаты труда, но и налоговую нагрузку, которую может существенно увеличить компенсация, не предусмотренная договором

Дополнительные выплаты и компенсации предусмотрены договором

Поскольку ст. 255 Налогового кодекса позволяет относить к расходам по оплате труда те выплаты, которые предусмотрены трудовым договором или коллективным договором, у работодателя есть соблазн включить в трудовой договор максимальное количество дополнительных выплат и компенсаций, предоставляемых работникам. Однако все же не каждая выплата может быть отнесена к этим расходам, так как законодательством предусмотрены определенные ограничения.

В частности, ст. 252 Налогового кодекса содержит общие требования к выплатам, которые должны соблюдаться для признания их расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу. Данные правила являются достаточно общими: расходы должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, ст. 270 Налогового кодекса прямо устанавливает, какие выплаты не могут быть отнесены к расходам, учитываемым в целях налогообложения, ни при каких обстоятельствах. Например, не может относиться к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, оплата:

— путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий;

— занятий в спортивных секциях, кружках или клубах;

— посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий;

— подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производственных целях литературу;

— товаров для личного потребления работников.

При включении в трудовой договор соответствующих условий работодатель должен понимать, что возмещать работнику расходы придется за счет чистой прибыли. При этом невозможность включения затрат в расходы по налогу на прибыль не освободит компанию от обязанности исполнения условий трудового договора.

Служебный автомобиль или мобильная связь

Сейчас во многих компаниях работникам предоставляют служебный автомобиль и служебную мобильная связь. Однако не все компании ведут четкий учет использования автомобилей и связи и не всегда принимают локальные нормативные акты, которые бы регулировали данные вопросы. На практике это может быть чревато не только с точки зрения споров с испекторами в части спиания затрат. Но и, соответственно, если данные расходы будут признаны проверяющими как непроизводственные, то придется платить НДФЛ и страховые взносы.

Таким образом, даже если служебный автомобиль не используется в личных целях, необходимо вести путевые листы для подтверждения обоснованности расходов на ГСМ.

Что касается мобильной связи, то компания должна вести учет звонков, чтобы определять, какие относятся к служебным, а какие – к личным. Для этих целей Минфин России рекомендует использовать детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). Также компания может устанавливать лимиты расходов, но в этом случае, возможно, придется доказывать экономическую обоснованность лимита.

Дополнительного выходное пособие при увольнении

Как правило, работодатели заключают договоры добровольного личного страхования работников на срок не менее одного года. Страховые премии, выплачиваемые по таким договорам, не облагают страховыми взносами. Если работодатель все же по тем или иным причинам заключил договор личного страхования работников на срок менее года, следует иметь в виду, что с суммы произведенных расходов придется заплатить также и страховые взносы.

Когда компания решает расстаться с работником по соглашению сторон, то зачастую в таком соглашении предусматривается определенная выплата. На практике соглашение сторон оформляется либо как дополнительное соглашение к трудовому договору либо как отдельный документ. Однако для того, чтобы выбрать, каким образом оформить соглашение, следует иметь в виду потенциальные налоговые последствия.

Согласно изменениям, внесенным в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса не облагаются НДФЛ связанные с увольнением следующие выплаты:

— выходное пособие, средний месячный заработок на период трудоустройства;

— компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации.

Все эти суммы не облагаются налогом только в части, не превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом ст. 178 Трудового кодекса предусматривает выплату выходных пособий в ряде случаев, таких, например, как ликвидация организации, сокращение численности или штата. Также указанная статья дает возможность предусмотреть в трудовом договоре или коллективном договоре другие случаи выплаты выходных пособий.

Следовательно, если выплата при увольнении по соглашению сторон рассматривается работодателем как выходное пособие и установлена в трудовом договоре, то она может считаться выходным пособием, не подлежащим обложению НДФЛ. Таким образом, сумма выходного пособия должна быть зафиксирована прежде все в тексте трудового договора или приложении к нему, а не в соглашении о его расторжении.

Выплата работнику при расторжении трудового договора на основании соглашения о прекращении трудового договора может быть учтена в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль организаций, если эта выплата предусмотрена соглашением, которое является неотъемлемой частью трудового договора.

А вот страховые взносы придется заплатить с полной суммы дополнительного пособия, так как здесь подобных ограничений нет.

Аренда жилья для иногородних и иностранцев

Чтобы привлечь работника для работы вне места его жительства, работодатели могут оплачивать аренду жилья, особенно, когда речь идет об иностранных работниках или сотрудниках, занимающих руководящие должности. Причем для целей обеспечения максимального удобства работодатели заключают договоры аренды от своего имени и перечисляют денежные средства напрямую арендодателю.

НК РФ освобождает от налогообложения компенсации, выплачиваемые в связи с исполнением гражданином трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При этом ст. 169 Трудового кодекса предусматривает, что при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

— расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

— расходы по обустройству на новом месте жительства.

Закон не конкретизирует состав затрат, которые могут относиться к расходам по обустройству на новом месте жительства. Поэтому в настоящее время не сложилось единого мнения в части налогообложения затрат на аренду жилья, предоставляемого работникам. Разъяснения государственных органов часто противоречат судебной практике.

Суды в своих решениях указывают на то, что оплата жилья работнику, который переехал на работу в другую местность, производится в интересах работодателя и не связана с системой оплаты труда. Данная выплата должна признаваться компенсационной, так как представляет собой возмещение затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Кроме того, суды полагают, что ст. 169 Трудового кодекса РФ позволяет включать оплату проживания в состав компенсации при переезде к месту работы.

Применительно к иностранным работникам обоснование судов дополняется еще одним аргументом. Суды ссылаются на то, что п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» предусматривает обязанность приглашающей стороны по жилищному обеспечению иностранных граждан. Таким образом, суды приходят к выводу, что оплата жилья не должна облагаться НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ как компенсационная выплата (см. постановления ФАС Поволжского округа от 15.05.2009 по делу № А65-6772/2008).

Противоположной позиции придерживается Минфин России. В своих письмах ведомство дает разъяснения о том, что оплата жилья должна признаваться доходом, полученным в натуральной форме согласно ст. 211 Налогового кодекса. Минфин России не рассматривает данную выплату как компенсационную и, соответственно, делает вывод, что оплата жилья должна облагаться НДФЛ. Более того, министерство не находит оснований для избежания налогообложения даже в случае иностранных работников, указывая, что законодательство обязывает работодателя предоставить иностранному работнику жилье, но не оплачивать его.

Перевод работников из одной организации холдинга в другую

Многие кадровые события влияют на порядок начисления страховых взносов, о чем стоит помнить, принимая определенные управленческие решения. Например, при переводе работника из одной компании в другую исчисление базы для начисления взносов начинается сначала. Таким образом, заработок, уже полученный в данном календарном году, но в качестве работника другого юр лица, учитываться не может. В результате оптимальным вариантом перевода работника в другое юридическое лицо в рамках группы компаний будет перевод с начала года, чтобы избежать дублирования начисления взносов по максимальной ставке.

Другим случаем, когда также следует принять во внимание влияние на базу начисления страховых взносов, является реорганизация компании. Вполне логичным, на первый взгляд, кажется учитывать произведенные выплаты работникам при реорганизации в форме преобразования. Однако Минздравсоцразвития России в своем письме от 28.05.2010 № 1375-19 указывает, что при реорганизации в форме преобразования вновь возникшая организация при определении базы для начисления страховых взносов не вправе учитывать выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу работников в реорганизованной компании. Министерство ссылается на п. 4 ст. 57 Гражданского кодекса, которым установлено, что юридическое лицо считается реорганизованным, за исключением случаев реорганизации в форме присоединения, с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Из чего можно сделать вывод о том, что создана новая организация, которая не может учитывать выплаты, произведенные до реорганизации, поскольку Закон № 212-ФЗ прямо не устанавливает правопреемственность в отношении базы для начисления взносов.

В то же время ФАС Дальневосточного округа в своем постановлении от 01.03.2012 № Ф03-560/2012 высказал прямо противоположное мнение: компания вправе учитывать выплаты, произведенные до реорганизации компании. Свое решение суд аргументировал следующим образом. Поскольку п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ предусмотрено, что облагаемая база плательщиков страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных плательщиками в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, следовательно, для определения облагаемой базы по страховым взносам решающее значение имеет характер трудовых отношений плательщика страховых взносов с работниками. Так как ст. 75 Трудового кодекса РФ установлено, что изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации, то компания имеет право на учет всех выплат, произведенных по трудовому договору.