Как сделать ревизию в свою пользу
Владелец магазина должен контролировать остатки товаров у себя на складе, периодические проводя ревизии. В статье мы расскажем как часто и по какие правилам ее лучше проводить.
Зачем нужна ревизия
Главная причина проведения ревизии – деньги. Да, именно они. Если в магазине ее не проводить, есть вероятность, что мы не увидим какой товар пользуется популярностью, чего не хватает, что остается в излишке и может быть не востребовано до истечения срока годности.
Поэтому ревизия должна проводиться на постоянной основе. Как правило, один раз в месяц, но в зависимости от размеров организации, количество проверок в год может меняться.
Также необходимость проведения ревизии в продуктовых магазинах прописана в законодательстве РФ.
Это достаточно трудоемкое и долговременное занятие, ускорить которое поможет программа для автоматизация работы магазина. Например товароучетный сервис Class365 – позволит сократить время простоя магазина из-за полной ревизии, за счет автоматизации процессов и понятного интерфейса. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Class365 прямо сейчас >>
Способы проведения ревизии в магазине
На текущий момент представлено несколько способов проведения ревизии. В зависимости от графика работы и сменности, организация подбирает для себя оптимальный метод. Рассмотрим их ниже:
- Полная проверка с закрытием магазина в рабочее время (например, когда магазин круглосуточный). Если магазин работает по определенному графику, то ревизию откладывают на выходной день или проводят в ночное время, чтобы не потерять в финансах;
- Выборочная ревизия магазина продуктов. Может проходить как проверка отдельного вида товаров (например, только молоко), товарной группы или секции магазина.
Каждая организация самостоятельно выбирает, какой вид ревизии использовать в магазине. Но не забывайте, что любой из этих методов в себе несет и плюсы и минусы.
Закрытие магазина обязательно повлечет за собой издержки. При выходе на ревизию в нерабочие часы, сотрудникам необходимо будет оплатить это время, при одновременной работе магазина и проверке остатков, могут получиться ошибочные итоги.
Особенности процесса инвентаризации в магазинах >>
Основания для проведения ревизии
Основные пункты прописаны в законодательстве РФ:
- При выкупе, продаже или аренде имущества;
- При смене ответственных лиц за материальные ценности;
- В случае установления факта мошенничества (хищение или порча имущества);
- В случае составления годового бухгалтерского отчета;
- Полное закрытие организации – ликвидация.
Во всех вышеперечисленных случаях проведение ревизии является обязательным. Но не забывайте, что проводя проверки ежемесячно, вы перестраховываетесь от пересортицы, отслеживая качественное и количественное движение товаров.
О том, как контролировать остатки на складе, читайте тут >>
Кто занимается проверкой
Проведением ревизии занимаются специально отобранные люди, указанные в приказе директора организации. Их называют комиссией. Состоять комиссия должна не менее чем из 3 человек.
От размеров магазина зависит также и какие специалисты будут участвовать в ревизии. Это могут быть и бухгалтер и технолог, обязательно сотрудники, которые являются материально ответственными лицами.
Организаторам ревизии нужно тщательно распределять обязанности при выполнении проверки, дабы обеспечить максимальный контроль и правильность результатов.
Документальное оформление ревизии
По факту назначения ревизии в магазине составляется приказ, где прописывается состав комиссии поименно и сроки. Его вполне достаточно для начала проверки. Также подготавливается ведомость с остатками товаров.
Скачать бланк приказа о проведении ревизии >>
Также подготавливается ведомость с остатками товаров. Бухгалтерия формирует эту инвентаризационную опись в начале того дня, когда проводится ревизия, чтобы цифры по остаткам были максимально точными.
Скачать образец инвентаризационной описи >>
После завершения ревизии, комиссия составляет сличительную ведомость .
Скачать сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей >>
Как считать ревизию в магазине: современные методы
Сегодня проводить ревизию можно не считая каждый товар по полкам, нужно лишь наличие штрих-кода на упаковках и терминал для сбора данных.
Работа осуществляется по следующему принципу:
- Сотрудники, при получении товара, маркируют его специальным штрихкодом.
- На складах и кассах устанавливаются терминалы сбора данных, в которые уже встроены сканеры штрих-кодов.
- Существующая учетная система объединяется с терминалами.
При такой системе подсчет остатков производится автоматически. Наличие товара проверяется поштучно и достаточно одного человека, который отсканирует все штрих коды.
Например, сервис Class365 обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием, что значительно расширяет спектр его применения. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Clas365 прямо сейчас >>
Итоги ревизии в продуктовом магазине
После того, как подсчитаны остатки и на складе и в торговом зале, подключается бухгалтерия. При подведении итогов, необходимо учесть:
- первоначальный остаток по учету;
- остаток на текущий момент по документам;
- фактический остаток, после проведения ревизии.
Чтобы понять текущий остаток (фактический) – необходимо учесть все приходы и расходы, которые произошли в действующий промежуток.
После подведения итогов бухгалтерией станет понятно как обстоят дела в торговой точке. Если по каким-то позициям фактический остаток, меньше чем тот, который был получен после подсчета, значит у вас недостача. Если больше – излишек.
В случае излишка материально ответственные лица ничего не теряют. А если у вас недостача, то в первую очередь спрос с материально ответственных лиц, которые должны возместить ее.
Учет итогов ревизии
После проведения проверки, необходимо скорректировать фактические остатки. Если у вас не было излишка или недостачи, то документы остаются неизменны.
В случае если у вас появились излишки, их необходимо внести в приходный ордер.
Если недостача выявлена в пределах 1.7-2,3%, то она считается нормальной и называется естественной убылью. Сотрудников в таком случае наказывать не стоит. Если же цифра недостачи больше, то нужно найти ответственных лиц и поделить недостающую сумму между ними, не забыв списать эти товары с баланса.
При этом, важно не забывать о законе №402-ФЗ, и после завершения всех действий, скорректировать отчет в текущем операционном периоде.
Ревизия – это обязательное мероприятие в работе продуктовых магазинов. Проверка товара позволяет определить соответствие реального наличия товаров документальному, выявить недостачу или излишки и привести в порядок учетные данные.
О чем вы узнаете:
- Способы проведения ревизии в магазине
- График проведения ревизий в магазине продуктов
- Документальное оформление ревизии
- Полная ревизия с закрытием магазина продуктов
- Выборочная ревизия магазина продуктов
- Современные методы ревизии
- Итоги ревизии в продуктовом магазине
- Учет итогов ревизии
Способы проведения ревизии в магазине
Ревизия магазина продуктов создает определенные сложности при проведении.
Приходится выбирать один из методов:
- закрыть магазин в рабочее время;
- провести проверку во внеурочное время (ночью или в выходные);
- совместить работу и проверку единовременно;
- провести ревизию одного отдела или секции;
- сделать выборочную ревизию по нескольким группам товаров;
- использовать современные технологии, например, провести ревизию «штрих-кодов».
Каждый из этих вариантов скрывает в себе как преимущества, так и недостатки. Например, закрытие магазина даже на несколько часов снизит дневную выручку, а значит нанесет компании убытки.
За проведение ревизионных мероприятий после работы членам комиссии и материально-ответственным лицам придется заплатить сверхурочные, а если совмещать торговлю с проверкой товарных остатков, пострадает точность последней.
Специально для магазинов была разработана товароучетная и кассовая программы Бизнес.Ру. Автоматизированное место кассира, поддержка 54-ФЗ и ЕГАИС, работа с весовыми товарами, складской учет и аналитика продаж. Попробуйте полную версию программы Бизнес.Ру прямо сейчас >>
Но все же руководству организации нужно контролировать запасы материальных ценностей, а бухгалтерии – иметь актуальные и достоверные учетные данные. Поэтому выбор одного из этих способов – не прихоть, а необходимость. На практике эти способы успешно совмещаются и чередуются, что делает общую картину достоверной.
График проведения ревизий в магазине продуктов
Частота проведения ревизии в продуктовом магазине зависит от предпочтений собственников организации. Никакие отдельные нормативно-правовые акты этот вопрос не регулируют. Компания должна самостоятельно разработать график и прописать его в учетной политике на год (этот документ предусмотрен для всех компаний без исключения).
Кроме того, на практике проводят внеплановые ревизии по мере необходимости. Обязательной является только ежегодная проверка товарных ценностей, в силу Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Ее обычно проводят в конце года, но не в отдельно взятом магазине, а по всей компании.
Поделиться мнением и обсудить статью в >>
Документальное оформление ревизии
Для объявления начала ревизионных мероприятий в магазине достаточно внутреннего приказа руководителя компании. Правильная ревизия в магазине предусматривает назначение специальной комиссии, члены которой должны быть поименно перечислены в приказе. В состав комиссии входят товароведы, представители бухгалтерии и другие сотрудники.
Все работники магазина, в том числе директор магазина, также участвуют в ревизии, но в члены комиссии не входят. Ведь они несут материальную ответственность за товар.
Для корректного подсчета товарных запасов комиссии нужна ведомость с внесенными в нее товарными учетными остатками. Остатки по бухучету бухгалтер вносит на дату проведения ревизии. Это очень важно, поскольку только таким способом возможно правильно определить излишки или недостачу.
По итогам проверки комиссия должна будет составить акт, а вот ломать голову над тем, как посчитать ревизию в магазине, будут уже представители бухгалтерии.
Полная ревизия с закрытием магазина продуктов
Рассмотрим несколько способов проведения проверки товаров в торговой точке более детально. Самый точный из них – закрыть магазин на «переучет» и все досконально посчитать.
В этом случае лучше всего подготовить ревизионную ведомость по товарным группам, например:
- молочные продукты;
- колбасы;
- бакалея;
- хлебобулочные изделия;
- кондитерские изделия и т.д.
Если сличать наличие товара в таком порядке, можно сделать это быстрее. Ведь члены комиссии могут разделиться и проверять каждый свою группу. Но можно и просто переписывать весь товар, который находится на полках и в холодильниках по порядку.
В этом случае пользоваться подготовленной ведомостью будет сложнее и номенклатуру придется писать вручную. Это увеличивает время проверки, но дает больше шансов выявить излишки. Опись необходимо составлять в двух экземплярах, попутно проверяя соответствие цен (при необходимости).
Плюсы этого метода заключаются в его точности и полном отсутствии погрешности (никто не сможет купить или переместить товар во время ревизии), а минус – в необходимости закрыть магазин на длительное время.
Конечно, можно провести такой переучет ночью, когда торговая точка и так не работает, но это также создает дополнительные проблемы руководству – всем участникам мероприятия придется заплатить сверхурочные. А это, как известно, зарплата в двойном размере. Кроме того, работники должны будут дать свое письменное согласие на переработку, а этот факт нужно будет оформить отдельным приказом.
С программой для автоматизации магазина продуктов Бизнес.Ру вам удастся сократить время простоя магазина из-за полной ревизии. Это достигается удобным и понятным интерфейсом который оптимизирует весь процесс ревизии в пару кликов!
Выборочная ревизия магазина продуктов
Но иногда ревизия с закрытием магазина попросту невозможна. Если магазин работает круглосуточно, провести полную ревизию практически невозможно. Ведь она потребует закрытия не на один, а на несколько дней. Или к ней придется привлечь значительное число персонала.
Поэтому применяют метод выборочной проверки:
- по отделам;
- по группам товаров.
И тот и другой случай не дает полной картины единовременно. То есть, если даже делать поэтапную ревизию всех отделов и товарных групп, данные окажутся актуальны на разные даты.
Поэтому ведомости нужно будет подготовить по отдельному запросу именно на день проведения ревизии конкретного подразделения. А в начале проверки нужно обязательно указывать в ведомости точное время. Ведь магазин продолжает работать, а значит товар из проверяемой группы может находиться у покупателя и быть еще не оплачен к началу ревизии.
Такой способ ревизии еще называют скользящим. Для его проведения нужно проработать несколько очень важных моментов в системе учета:
- провести аналитику на основе кассовых чеков перед началом контрольных мероприятий (изучить статистику спроса на проверяемую товарную группу в зависимости от дня недели и времени суток);
- разработать и получать оперативную сводку по кассам (спустя некоторое время после начала ревизии для исключения погрешностей);
- иметь возможность провести результаты проверки «задним числом», независимо от приходных и расходных документов;
- осуществлять оперативный учет доходов и расходов компании.
Все эти моменты непосредственно влияют на возможные итоги скользящей проверки, поэтому должны быть максимально отработаны перед ее началом. Важно понимать, что при таком методе проведения ревизии в любом случае будет присутствовать погрешность.
Задачей бухгалтеров и контролеров является ее минимизация. Для этого желательно еще на стадии подготовки к ревизии вычислить допустимый коэффициент потерь по товарной группе или возможное расхождение. Желательно рассчитать такой коэффициент по каждой группе товаров отдельно.
Он будет зависеть от параметров магазина:
- величины;
- способа обслуживания покупателей;
- спроса на товарную группу;
- планировки торгового зала;
- размеров товаров и их стоимости;
- способа выкладки;
- наличия системы видеонаблюдения в зале.
Традиционно на весовой товар коэффициент расхождения ставят больше, чем на фасованный. Некоторые магазины самообслуживания даже закладывают определенный процент потерь на кражи со стороны покупателей. И персонал возмещает недостачу только в том случае, если она окажется выше такого допустимого процента.
Современные методы ревизии
Можно контролировать остатки товаров на полках магазина, не прибегая к прямому пересчету. Для этого у каждого товара должен быть штрих-код, внесенный в учетную базу. Штрихкод-ревизию проводят с применением специальных учетных программно-аппаратных комплексов.
Например, сервис Бизнес.Ру обладает всем необходимым функционалом, который упростит сбор, классификацию и обработку данных, а также поможет составить и заполнить необходимую документацию в пару кликов. Сервис имеет совместимость с современным кассовым оборудованием что значительно расширяет его спектр применения. Ознакомьтесь с этими и другими возможностями программы Бизнес.Ру бесплатно! >>
Алгоритм работы достаточно прост:
1. Промаркировать весь товар специальными этикетками со штрих-кодами или использовать маркировку производителя.
2. Установить на складе и кассах специальные терминалы сбора данных, оснащенные сканером штрих-кодов.
3. Интегрировать эти терминалы с учетной системой (в идеале с программой учета остатков в бухгалтерии).
Автоматизированная система контролирует поступление товара на полки магазина, а также их реализацию поштучно. Для перепроверки остатков бухгалтеру достаточно просто отсканировать все товары на полке. Сделать это может продавец без участия бухгалтера или членов комиссии.
Данные немедленно поступают на компьютер бухгалтерии и обрабатываются. Такой метод позволяет составить отчет, соответствующий требованиям действующего законодательства и содержащий данные о количественном составе (ассортименте продукции) по учету, и о том, сколько товаров было фактически проверено. Разница между этими данными сразу видна в отчете.
Этот способ особенно хорош для циклической ревизии, когда каждая группа товаров проверяется по очереди, хоть каждый день. Для этого даже заводят в программу специальный график, которого будут придерживаться продавцы. Таким образом, можно проводить полную ревизию всего продуктового магазина даже несколько раз в месяц.
Итоги ревизии в продуктовом магазине
После того как мы разобрались, как провести ревизию в магазине продуктов, разберемся с тем, что делать с полученными данными.
Обычно у директора есть информация:
- исходный остаток по учету (по всем товарам или по одной группе);
- текущий учетный остаток;
- фактический остаток.
Для того чтобы определить текущий остаток по учету к исходному остатку, прибавим приход и вычтем из него расход. К последнему относятся продажи, возвраты и списание товаров. Итоговый остаток сравнивается с фактическим по каждому товару отдельно.
Таким образом, можно увидеть расхождения по каждому наименованию. Если фактический остаток меньше учетного – получилась недостача, если больше – излишек. В идеале не должно быть ни того, ни другого.
Однако на практике встречается не так уж и часто. Поэтому после проведения ревизии подводят сводный итог. Выводят общую сумму недостачи, общую сумму излишков и отнимают из большей величины меньшую. Если больше оказалось излишков, то материально-ответственные лица не пострадали, а если – недостача, то они должны будут ее возместить.
Порядок обычно прописан в договорах материальной ответственности сотрудников, которая бывает как индивидуальной, так и коллективной.
Учет итогов ревизии
Что касается товарных номенклатур, то по каждой из них по результатам ревизии нужно скорректировать остатки. Излишки оприходовать, а недостачу списать. Это задача бухгалтера, который ведет учет. Для этого ему необходим акт и решение, принятое после рассмотрения акта специальной ревизионной комиссией.
Из Закона N402-ФЗ следует, что расхождения, выявленные при ревизии, необходимо учесть в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата проведения контрольных мероприятий. Это правило действует даже в том случае, если все итоговые документы оформлены уже следующим периодом.
Например, при итоговой ревизии магазина за 2019 год, которую провели в декабре, но ведомость оформили и подписали уже в январе 2020 года, данные по бухучету бухгалтер оформляет декабрем.
Для оформления итогов ревизии в бухучете бухгалтер перепроверяет все данные и составляет сличительную ведомость. При этом суммы выявленных излишков указываются по учетным ценам (входным), а суммы недостачи – в ценах реализации. Приходуются излишки по рыночным ценам. Когда организация начнет продавать эти излишки, то спишет их фактическую себестоимость.
Недостачу в пределах норм естественной убыли или установленного коэффициента потерь включают в состав расходов торговой компании. Все, что свыше норм – относят на счет виновных лиц. Если виновников установить не удалось, то убытки от недостачи товаров относятся на финансовые результаты магазина.
Поделиться мнением и обсудить статью в >>